Melden en afhandelen van incidenten bij spoorwerkzaamheden

Doel van deze toolbox

Deze toolbox heeft als doel:

• Collega’s bewust te maken van risico’s en veiligheidsprocedures
• Dat iedereen weet wat hij/zij moet doen bij een incident
• Het samen afspreken van uniformiteit in melden, afhandelen en vastleggen van incidenten.
• Verbeteren van de samenwerking tussen stakeholders (aannemers, hulpdiensten, opdrachtgevers etcetera).

Waarom is dit belangrijk?

• Rondom de handelingen bij een incident is het enorm belangrijk om overzicht en rust te bewaren in combinatie met het volgen van de juiste procedure. Zo worden benodigde diensten snel en duidelijk geïnformeerd en wordt er geen tijd verloren.
• Als het gaat om de afhandeling van incidenten is het enorm belangrijk om het incident volledig in kaart te hebben met items als: aard incident – gevolg – basis oorzaak – en het delen met betrokkenen en sector de leer/verbeterpunten.

Soorten incidenten

Regelmatig voorkomende incidenten in het spoorgebied zijn bijvoorbeeld meldingen rondom:

• Krukken van meerdelige wissels
• Krukken van HS-wissels
• Krukken van gekoppelde A/B wissels
• Misplaatsing ZKL
• STS Passage
• Ongevallen met letsel
• Aanrijdingen (personeel, voertuigen, materieel)
• Ander materiaalschade of ontsporing
• Brand- of situatie gevaarlijke stoffen
• Technische storingen welke gevaar opleveren
• Open rijden wissel
• Bijna incidenten “near misses”

De “bijna incidenten” staat hier als laatste in het rijtje. Maar juist het melden en analyseren van deze bijna incidenten is enorm belangrijk en waardevol.

Dus: ook al is het geen werkelijk incident, wel altijd melden.

Wat te doen bij een incident?

Het is essentieel om bij een incident altijd een vaste handelwijze te hanteren. Dit helpt met structuur en rust in het proces op dat moment.

• Stop direct de werkzaamheden en zorg voor: veiligheid eerst!
• Zorg direct voor eigen veiligheid en die van de anderen;
• Meld het incident afhankelijk van de aard via de juiste communicatielijnen (denk aan OBI, 112, Treindienstleider, ploegleider, LWB, WB, eigen storingsdienst etc).
• Beveilig omgeving incident
• Wacht op instructies van de leidinggevende of incidentencoördinator
• Documenteer het incident (foto’s, beschrijving, tijdstip, oorzaak, genomen acties, interviews, leer- en verbeterpunten etc.)
• Alle medewerkers nemen kennis van het standaard document wat wij gebruiken binnen Inrail rondom gemelde (bijna) incidenten

Communicatie bij een incident

Bij een incident is het belangrijk om een duidelijke communicatie en meldstructuur te hanteren. Belangrijke aspecten hier zijn:

• Wie belt wie
• Gebruik het meldschema zoals dat bij Inrail is opgesteld en wijk daar niet van af.
• Gebruik waar nodig het NATO-spelalfabet (dit voorkomt misverstanden)
• Houdt communicatie kort, zakelijk en voorkom onnodige informatie. En vraag zo nodig om bevestiging van locatie etc.

Oorzaken en preventie

In de afgelopen jaren hebben wij de nodige incidentmeldingen gehad. De volgende oorzaken zien wij bovengemiddeld terugkomen als basisoorzaak;

• Miscommunicatie
• Tijdsdruk / te laat vertrokken
• Vermoeidheid
• Geen goede voorbereiding bij onbekend terrein / geen schouw
• Onduidelijke instructie

Afhandeling en evaluatie

• Zorg dat je altijd het incidentformulier juist invult;
• Er moet bij ieder incident altijd een verklaring zijn van de direct betrokkenen

(tip: neem eventueel samen de verklaring nog eens stapsgewijs door. Start bij de thuissituatie en eindig bij het incident.)

• Maak een analyse (wat ging wel goed, maar wat moet beter/anders)
• Deel de leerpunten met het voltallige team
• Maak afspraken over de verbeterpunten en check ze ook op de werkvloer.